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Ratgeber · Unternehmen und Selbstständige

KI und DSGVO: Die Checkliste für Selbstständige und KMU

Stand: 27. September 2026Lesezeit ca. 10 MinutenFür Inhaber, Büroleitung und alle, die KI mit Kundendaten nutzen

Kurz gesagt: KI-Werkzeuge lassen sich im Betrieb DSGVO-konform nutzen, wenn vier Dinge stimmen: Kundendaten nur in eine Business-Version mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Trainingsnutzung, eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, ein Hinweis in der Datenschutzerklärung und Maßnahmen für die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden, wie es Artikel 4 der KI-Verordnung seit Februar 2025 verlangt. Den größten Teil des Risikos vermeidest du mit einer einfachen Gewohnheit: Kürzel statt Klarnamen, echte Angaben erst im fertigen Dokument. Die zwölf Prüfpunkte unten führen einmal durch alles.

Dieser Ratgeber erklärt die Regeln so, wie sie in der Praxis kleiner Betriebe umgesetzt werden, und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei besonderen Datenkategorien, etwa Gesundheitsdaten in Praxen oder Mandantendaten in Kanzleien, sprichst du zusätzlich mit deinem Datenschutzbeauftragten oder deiner Kammer.

Worum es bei KI und DSGVO wirklich geht

Die DSGVO kennt kein eigenes KI-Kapitel. Ein KI-Assistent ist datenschutzrechtlich ein Dienstleister wie ein E-Mail-Anbieter oder eine Cloud-Ablage: Sobald personenbezogene Daten dorthin gelangen, gelten dieselben Regeln, die du von diesen Diensten kennst. Personenbezogen ist alles, was sich einer Person zuordnen lässt: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Kfz-Kennzeichen, aber auch „der Kunde aus dem Ahornweg mit der defekten Therme“.

Neu an KI ist nicht das Recht, sondern das Verhalten: Kopieren und Einfügen geht so leicht, dass Kundenmails, Angebote und Protokolle schneller in einem Werkzeug landen als je in einer Cloud. Und in kostenlosen Konten dürfen die Anbieter Eingaben zum Verbessern ihrer Modelle nutzen. Genau diese zwei Punkte regeln die Prüfpunkte 1 bis 4. Der Rest ist Ordnung, die du für andere Dienstleister ohnehin haben solltest.

Die Checkliste: 12 Prüfpunkte

Einmal durchgehen, abhaken, ausdrucken. Betriebe, die alle zwölf Punkte erfüllen, sind für den Alltag mit KI-Assistenten gut aufgestellt.

  1. Business- oder Team-Version für alles mit Kundendaten

    Kostenlose und private Konten nur für Aufgaben ohne personenbezogene Daten. Die Geschäftstarife von ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot schließen die Trainingsnutzung aus und liefern den Vertrag aus Punkt 2.

  2. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen und abgelegt

    Nach Art. 28 DSGVO. Bei den großen Anbietern ist er Teil der Geschäftsbedingungen oder ein Dokument zum Herunterladen. Lege ihn dort ab, wo die Verträge deiner anderen Dienstleister liegen.

  3. Trainingsnutzung ausgeschaltet und dokumentiert

    In Business-Versionen Standard, in kostenlosen Konten eine Einstellung. Mache einen Screenshot der Einstellung mit Datum; das ist dein Nachweis.

  4. Rechtsgrundlage benannt

    Für Kundendaten meist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): du nutzt KI, um das Angebot oder die Antwort zu erstellen, die der Kunde bestellt hat. Für Marketing oder Auswertungen ohne Vertragsbezug braucht es das berechtigte Interesse (lit. f) mit kurzer Abwägung oder eine Einwilligung.

  5. Datenschutzerklärung ergänzt

    Nenne die eingesetzten KI-Dienste als Auftragsverarbeiter, den Zweck (zum Beispiel „Erstellung von Angebotstexten“), den Anbieter (Vertragspartner für EU-Kunden sind bei allen vier die irischen Gesellschaften, verarbeitet wird teils in den USA) und die Grundlage für die Übermittlung in die USA: bei Google und Microsoft das EU-U.S. Data Privacy Framework, bei OpenAI und Anthropic Standardvertragsklauseln. Ein Absatz genügt.

  6. Verarbeitungsverzeichnis erweitert

    Das Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO bekommt einen Eintrag: Zweck, Datenkategorien, Empfänger (der KI-Anbieter), Löschfrist. Wer noch kein Verzeichnis hat, beginnt mit diesem Eintrag; die Ausnahme für Betriebe unter 250 Beschäftigten (Art. 30 Abs. 5) greift bei regelmäßiger KI-Nutzung praktisch nicht.

  7. Datensparsamkeit als Gewohnheit

    Kürzel statt Klarnamen, „Kunde K.“ statt „Familie Kowalski, Lindenstraße 4“. Die echten Angaben kommen erst in deiner Software ins fertige Dokument. Diese eine Gewohnheit senkt das Risiko mehr als jeder Vertrag.

  8. Besondere Datenkategorien ausgeschlossen

    Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft, biometrische Daten (Art. 9 DSGVO) sowie Daten unter Berufsgeheimnis (Praxen, Kanzleien, Steuerberatung) bleiben grundsätzlich draußen oder gehen nur in Werkzeuge, die dafür ausdrücklich freigegeben und vertraglich abgesichert sind.

  9. Ein Konto pro Person, Zugänge verwaltet

    Keine geteilten Logins. Beim Ausscheiden wird der Zugang am selben Tag entzogen, Unterhaltungen werden nach betrieblicher Vorgabe gelöscht.

  10. KI-Richtlinie auf einer Seite

    Welche Werkzeuge, welche Daten nicht, wer prüft, wen fragen. Eine Vorlage zum Kopieren steht im Ratgeber KI im kleinen Unternehmen einführen.

  11. Mitarbeitende geschult und Nachweis abgelegt

    Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Betreiber seit dem 2. Februar 2025, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen; seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 (in Kraft seit 27. Juli 2026) als Bemühenspflicht ohne vorgeschriebenes Niveau. Eine dokumentierte Einweisung mit Datum und Teilnehmerliste ist für den Einsatz von Assistenten ein geeigneter Nachweis; ein gesetzliches Mindestmaß gibt es nicht.

  12. Prüfung vor dem Versand als feste Regel

    Kein KI-Ergebnis verlässt den Betrieb ungelesen. Das ist weniger eine Datenschutz- als eine Haftungsfrage: Für falsche Zahlen, erfundene Paragrafen oder unhaltbare Zusagen haftest du, nicht das Werkzeug.

Welche Daten in welches Werkzeug dürfen

Die Tabelle fasst die Praxis zusammen. „Business-Version“ meint Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Trainingsnutzung, „kostenlos“ die Gratis- und Privatkonten der Anbieter.

Daten Kostenloses / privates Konto Business-Version mit AV-Vertrag Bemerkung
Allgemeine Texte ohne Personenbezug (Produktbeschreibung, Blogtext, Vorlage) ja ja Betriebsgeheimnisse trotzdem nur in Business-Versionen
Kundenanfrage mit Kürzel statt Name („Kunde K.“) mit Vorsicht ja Kein Personenbezug, solange die Person nicht erkennbar bleibt
Kundenname, Adresse, Telefon, E-Mail nein ja, mit Rechtsgrundlage Vertragserfüllung als Grundlage, Datenschutzerklärung ergänzt
Mitarbeiterdaten (Dienstpläne, Beurteilungen, Gehälter) nein nur nach Information der Mitarbeitenden; bei Betriebsrat Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, Rechtsgrundlage § 26 BDSG Bewertungen von Mitarbeitenden durch KI können Hochrisiko nach AI Act sein
Gesundheitsdaten, Patientendaten nein grundsätzlich nein Nur in ausdrücklich dafür zugelassenen Systemen, Berufsgeheimnis beachten
Mandantendaten (Kanzlei, Steuerberatung) nein nur nach Prüfung der Berufsordnung § 203 StGB, Kammer befragen
Verträge und Angebote Dritter (Lieferanten, Partner) nein ja, wenn keine Vertraulichkeitsklausel entgegensteht NDA prüfen
Passwörter, Zugangsdaten, Bankverbindungen nein nein Gehört in keine KI, in keiner Version
Fotos von Baustellen, Räumen, Fahrzeugen ohne Personen und Kennzeichen ja Personen und Kennzeichen unkenntlich machen oder weglassen

Datenschutz-Check für deinen Betrieb

In der KI-Potenzialanalyse prüfen wir neben dem Nutzen jedes Anwendungsfalls auch, welche Daten in welches Werkzeug dürfen, und liefern die Textbausteine für Datenschutzerklärung, Verarbeitungsverzeichnis und KI-Richtlinie gleich mit.

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Was der EU AI Act von dir verlangt

Der EU AI Act, die KI-Verordnung der Europäischen Union, richtet sich in erster Linie an Hersteller und Anbieter von KI-Systemen. Für einen Betrieb, der fertige Assistenten wie ChatGPT oder Copilot nutzt, ergeben sich drei Punkte:

  • KI-Kompetenz (seit 2. Februar 2025). du musst Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden fördern, die KI-Systeme bedienen, angemessen zu Aufgabe und Vorbildung. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 (27. Juli 2026) ist das ausdrücklich eine Bemühenspflicht: Ein bestimmtes Niveau muss niemand garantieren, eine Schulungsform ist nicht vorgeschrieben. Ein halbtägiger Workshop mit Dokumentation ist für den Alltag mit Assistenten ein geeigneter Beitrag.
  • Kennzeichnung in bestimmten Fällen. Wer KI-erzeugte Bilder, Videos oder Audio veröffentlicht, die echte Personen, Orte oder Ereignisse zeigen (Deepfakes), muss das offenlegen (Artikel 50 Absatz 4 KI-Verordnung, seit 2. August 2026). Für normale Texte im Geschäftsverkehr gilt das nicht; nur KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Themen von öffentlichem Interesse informieren, sind zu kennzeichnen.
  • Hochrisiko vermeiden oder ernst nehmen. Bestimmte Anwendungen gelten als Hochrisiko (Anhang III), etwa KI in der Bewerberauswahl, bei der Leistungsbewertung von Mitarbeitenden oder der Kreditentscheidung; die Pflichten dafür gelten ab 2. Dezember 2027. Wer so etwas einsetzen will, braucht deutlich mehr Pflichten und sollte vorher Rat holen. Angebote schreiben, Mails beantworten und Protokolle erstellen gehören nicht dazu.

Wenn etwas schiefgegangen ist

Irgendwann kopiert jemand die komplette Kundenmail mit Name und Adresse in ein Werkzeug. Dann gilt eine feste Reihenfolge:

  1. Dokumentieren: welche Daten, welches Werkzeug, welche Version, wann, wer.
  2. Löschen: die Unterhaltung im Werkzeug entfernen; bei Business-Versionen gegebenenfalls über die Administration.
  3. Einordnen: Business-Version mit Auftragsverarbeitung und Trainingsausschluss? Dann ist das Risiko für die Betroffenen meist gering; ob eine Meldung entfällt, ist im Einzelfall zu prüfen (Art. 33 Abs. 1 DSGVO). Kostenloses Konto mit Trainingsnutzung oder sensible Daten? Dann prüfen, ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nötig ist (Art. 33 DSGVO), im Zweifel mit Datenschutzbeauftragtem oder Beratung.
  4. Lernen: den Fall in die KI-Richtlinie und die nächste Schulung aufnehmen. Meist fehlte nur die Gewohnheit aus Prüfpunkt 7.

Häufige Fragen zu KI und Datenschutz

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Nur in eine Business- oder Team-Version mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ausgeschlossener Trainingsnutzung, und nur, wenn du eine Rechtsgrundlage hast, in der Regel die Vertragserfüllung mit dem Kunden. In kostenlose oder private Konten gehören keine Kundendaten. In der Praxis lässt sich das meiste vermeiden: Kürzel statt Klarnamen, echte Angaben erst im fertigen Dokument ergänzen.

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag für KI-Tools?

Ja, sobald personenbezogene Daten in das Werkzeug gelangen. Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO regelt, dass der Anbieter die Daten nur nach deiner Weisung verarbeitet. Die Business-Tarife von ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot enthalten ihn, meist als Teil der Nutzungsbedingungen oder als eigenes Dokument zum Herunterladen. Bewahre ihn zusammen mit dem Verarbeitungsverzeichnis auf.

Muss ich meine Kunden informieren, dass ich KI nutze?

Du musst in deiner Datenschutzerklärung nennen, dass und wofür KI-Dienste als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, sobald Kundendaten dorthin gelangen. Eine Kennzeichnung einzelner Texte ist rechtlich nur in Sonderfällen nötig, etwa bei KI-erzeugten Bildern oder in Bereichen mit besonderen Vorschriften. Transparenz zahlt sich trotzdem aus: Kunden reagieren gelassen, wenn sie es von dir erfahren, und ungehalten, wenn sie es merken.

Was verlangt der EU AI Act von kleinen Unternehmen?

Für Betriebe, die fertige KI-Assistenten nutzen, vor allem eines: Seit dem 2. Februar 2025 müssen sie Maßnahmen für die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden ergreifen, die KI-Systeme bedienen; seit Juli 2026 als Bemühenspflicht ohne vorgeschriebenes Niveau. Eine dokumentierte Schulung ist dafür ein geeigneter Nachweis. Weitergehende Pflichten treffen Anbieter von KI-Systemen und Betreiber von Hochrisiko-Anwendungen (ab 2. Dezember 2027), etwa in der Personalauswahl oder Kreditvergabe, nicht den Handwerksbetrieb, der Angebote schreiben lässt.

Was mache ich, wenn versehentlich Kundendaten in ein KI-Tool geraten sind?

Ruhe bewahren und dokumentieren: Welche Daten, welches Werkzeug, welche Version, wann. Die Unterhaltung im Werkzeug löschen. Handelte es sich um eine Business-Version mit Auftragsverarbeitung, ist meist kein Datenschutzvorfall entstanden. Bei kostenlosen Konten und sensiblen Daten prüfst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Beratung, ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nötig ist.

Quellen

Alle Quellen am 27. September 2026 geprüft. Rechtsstand: KI-Verordnung in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744. Keine Rechtsberatung.