Kurz gesagt: Ein guter Prompt beschreibt der KI vier Dinge: welche Rolle sie einnehmen soll, was genau die Aufgabe ist, welchen Zusammenhang sie kennen muss und in welcher Form das Ergebnis erscheinen soll. Wer diese vier Teile in drei bis acht Sätzen unterbringt, bekommt beim ersten Versuch brauchbare Antworten und muss nur noch nachbessern statt neu anfangen. Die zwölf Vorlagen unten decken die häufigsten Aufgaben in Alltag und Büro ab und funktionieren mit ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot.
Das Vier-Teile-Muster
Eine KI weiß nichts über dich, deinen Betrieb oder die Situation, solange du es nicht hineinschreibst. Deshalb liefern kurze Prompts wie „Schreib eine Absage“ beliebige Ergebnisse: Die KI rät, was gemeint ist. Das Vier-Teile-Muster nimmt ihr das Raten ab. Es stammt nicht aus einem Lehrbuch, sondern aus unserer eigenen Praxis: welche Prompts beim ersten Versuch brauchbare Ergebnisse liefern und welche nicht.
Wer soll die KI sein? „Du bist eine erfahrene Büroleitung in einem Malerbetrieb.“ Die Rolle bestimmt Ton, Fachwissen und Perspektive.
Was genau soll sie tun? Ein Verb und ein Ergebnis: „Beantworte diese Anfrage.“ „Fasse diesen Text zusammen.“ „Erstelle eine Liste.“
Was muss sie wissen? Fakten, Regeln, Vorgeschichte, Ton: „Wir sind bis Oktober ausgebucht, der Kunde ist Stammkunde, du-Form, freundlich.“
Wie soll das Ergebnis aussehen? Länge, Aufbau, Format: „Höchstens fünf Sätze, mit Alternativtermin in der ersten Zeile.“
Der Zusammenhang ist der Teil, der am häufigsten fehlt und am meisten bringt. Alles, was ein neuer Kollege wissen müsste, um die Aufgabe richtig zu machen, gehört hinein. Die Form verhindert Nacharbeit: Wer „höchstens fünf Sätze“ schreibt, bekommt keine halbe Seite.
Vorlagen 1 bis 6: Alltag
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Kopiere die Vorlage in das Eingabefeld deines KI-Werkzeugs.
1. Brief an Behörde, Versicherung oder Vermieter
Du bist ein sachlicher Schreibassistent. Schreibe einen [Widerspruch / eine Mängelanzeige / eine Kündigung] an [Empfänger]. Fakten: [Datum, Aktenzeichen oder Vertragsnummer, was passiert ist, was ich möchte]. Form: förmlicher Brief, höchstens eine Seite, mit Betreffzeile und einer Frist von 14 Tagen für die Antwort. Erfinde keine Paragrafen; wenn dir eine Rechtsgrundlage fehlt, lass die Stelle frei und markiere sie.
Wofür: Behördenpost, Reklamationen, Verträge kündigen. Prüfe Daten, Fristen und Aktenzeichen im Ergebnis Wort für Wort.
2. Schwieriges Schreiben verstehen
Erkläre mir den folgenden Text in einfacher Sprache und in höchstens fünf Punkten. Nenne am Ende, was ich tun muss und bis wann. Wenn etwas unklar ist, sag das, statt zu raten. Text: [Text einfügen]
Wofür: Bescheide, Versicherungsbedingungen, Anleitungen, Elternbriefe. Besonders zuverlässig, weil die Fakten von dir kommen.
3. Wochenplan mit Einkaufsliste
Du bist mein Wochenplaner. Meine Termine: [Termine]. Was wir gern essen: [Gerichte]. Erstelle einen Wochenplan mit Abendessen für jeden Tag und eine nach Supermarktabteilungen sortierte Einkaufsliste. An Tagen mit Terminen nach 18 Uhr nur Gerichte, die in 20 Minuten fertig sind.
Wofür: Familienorganisation. Speichern und jede Woche nur die Termine austauschen.
4. Bewerbung auf eine Stellenanzeige
Du bist eine erfahrene Personalberaterin. Schreibe ein Anschreiben für die folgende Stelle. Mein Werdegang: [drei bis fünf Stichpunkte]. Warum ich die Stelle möchte: [ein Satz]. Ton: selbstbewusst, ohne Floskeln, höchstens 250 Wörter. Greife zwei konkrete Anforderungen aus der Anzeige auf. Anzeige: [Text der Anzeige einfügen]
Wofür: Anschreiben, die auf die Stelle eingehen statt auf alle. Lies es laut; was nicht nach dir klingt, änderst du.
5. Etwas lernen, das ich nicht verstehe
Erkläre mir [Thema] so, als wäre ich [12 Jahre alt / ein Anfänger ohne Vorwissen]. Nutze ein Beispiel aus dem Alltag. Stelle mir danach drei Fragen, mit denen ich prüfen kann, ob ich es verstanden habe, und warte auf meine Antworten.
Wofür: Nachhilfe für sich selbst oder die Kinder, neue Themen im Beruf, Technik verstehen.
6. Reise planen
Du bist ein erfahrener Reiseberater. Plane [Anzahl] Tage in [Ort] für [Personen, Alter]. Wir reisen [Verkehrsmittel], Budget [Betrag] für alles außer Unterkunft, wir mögen [Interessen] und wollen nicht [Abneigungen]. Form: Tagesplan mit Uhrzeiten, Wegezeiten und je einem Ersatz bei Regen. Nenne keine Öffnungszeiten oder Preise als sicher; markiere sie als „bitte prüfen“.
Wofür: Städtereisen, Ausflüge. Öffnungszeiten und Preise immer selbst prüfen, die erfindet die KI gern.
Vorlagen 7 bis 12: Büro und Betrieb
Für Betriebe gilt: Kürzel statt Klarnamen, Kundendaten nur in Business-Versionen mit Auftragsverarbeitung. Was im Detail erlaubt ist, steht in der Checkliste KI und DSGVO.
7. Kundenanfrage beantworten
Du bist Büroleitung eines [Gewerk/Branche]-Betriebs mit [Anzahl] Mitarbeitenden. Beantworte die folgende Kundenanfrage. Regeln: [z. B. Termine frühestens in drei Wochen, Preise nur nach Vor-Ort-Termin, keine Zusagen zu Förderung]. Ton: freundlich, kurz, du-Form. Unterschrift: [Team/Name]. Form: höchstens acht Sätze, Terminvorschlag in der ersten Zeile. Anfrage: [Anfrage einfügen, Name durch Kürzel ersetzt]
Wofür: Der Zeitfresser Nummer eins in fast jedem Betrieb. Als feste Vorlage im Team speichern.
8. Angebotstext aus Notizen
Du bist Kalkulator und Meister im Gewerk [Gewerk]. Erstelle aus meinen Aufmaß-Notizen einen Angebotstext mit Leistungsgruppen und Positionen (Kurztext, Langtext in vollständigen Sätzen, Menge, Einheit). Erfinde keine Preise und keine Mengen; abgeleitete Mengen kennzeichne mit „ca., nach Aufmaß“. Fremdleistungen anderer Gewerke unter „Nicht enthalten“ auflisten. Am Ende: offene Fragen an mich. Notizen: [Notizen einfügen]
Wofür: Handwerk und Dienstleister. Genau diese Aufgabe erledigt Blitz-Angebotsgenerator mit fertigen Gewerkeprofilen; die Vorlage hier ist der Handbetrieb dazu.
9. Besprechung oder Sprachnotiz zum Protokoll
Erstelle aus den folgenden Notizen ein Protokoll mit den Abschnitten: Teilnehmende, Beschlüsse, Aufgaben (wer, was, bis wann), offene Punkte. Erfinde nichts dazu; was unklar ist, kommt unter „zu klären“. Form: Stichpunkte, sachlich, höchstens eine Seite. Notizen: [Notizen oder Transkript einfügen]
Wofür: Baubesprechungen, Teamrunden, Telefonate. Am Handy diktieren, im Büro in Protokoll verwandeln.
10. Tabelle auswerten
Hier sind Daten aus einer Tabelle: [Daten einfügen oder Datei hochladen]. Beantworte: [Frage, z. B. Welche drei Kunden hatten den höchsten Umsatz? Welcher Monat war der schwächste?]. Zeige den Rechenweg in einem Satz und nenne, welche Annahmen du getroffen hast. Wenn die Daten für die Frage nicht ausreichen, sag das.
Wofür: Monatsauswertung, Umsatz je Kunde, Stundenlisten. Ergebnisse stichprobenartig gegen die Tabelle prüfen.
11. Text für Website oder Social Media
Du bist Texter für einen [Branche]-Betrieb in [Region]. Schreibe [einen Beitrag für Instagram / einen Text für die Startseite / einen Newsletter-Absatz] über [Thema, z. B. abgeschlossene Badsanierung]. Zielgruppe: [z. B. Hausbesitzer 40 bis 65]. Ton: bodenständig, konkret, keine Superlative, keine Ausrufezeichen-Häufung. Form: [Länge], mit einer konkreten Handlungsaufforderung am Ende. Fakten, die vorkommen müssen: [Fakten].
Wofür: Regelmäßige Sichtbarkeit ohne Agentur. Der Betrieb liefert die Fakten, die KI den Text.
12. Ideen sammeln und sortieren
Ich brauche Ideen für [Ziel, z. B. wie wir im Winter mehr Wartungsaufträge bekommen]. Rahmen: [Budget, Zeit, was nicht geht]. Liste 15 Ideen, jede in einem Satz. Sortiere sie danach in drei Gruppen: sofort umsetzbar, mit Vorbereitung, langfristig. Nenne zu den drei besten je einen ersten Schritt für morgen.
Wofür: Marketing, Organisation, Produktideen. Die KI liefert Breite, du wählst aus.
1.332 fertige Vorlagen, sofort einsetzbar
In der Prompt-Werkstatt findest du geprüfte Vorlagen für 111 Lebens- und Arbeitsbereiche, mit Eingabefeldern und Kopierknopf. 21 Prompts sind kostenlos, der Vollzugang kostet 49 € einmalig oder 4,90 € im Monat.
Zur Prompt-Werkstatt Kostenloser E-Mail-KursNachbessern statt neu anfangen
Kein Prompt passt immer beim ersten Mal. Der Unterschied zwischen geübten und ungeübten Nutzern liegt darin, was dann passiert: Ungeübte formulieren den ganzen Prompt neu, Geübte sagen in einem Satz, was anders sein soll. Die KI merkt sich den Verlauf der Unterhaltung, deshalb reichen Nachrichten wie:
- „Kürzer, höchstens die Hälfte.“
- „Weniger förmlich, wir duzen uns mit dem Kunden.“
- „Den Termin in die erste Zeile.“
- „Streich den letzten Absatz und ergänze, dass wir das Material stellen.“
- „Gib mir drei Varianten der Betreffzeile.“
Passt es nach zwei Runden immer noch nicht, liegt es fast immer am fehlenden Zusammenhang. Dann ergänzt du den Prompt selbst um das, was die KI offenbar nicht wusste, und speichern die verbesserte Fassung als neue Vorlage.
Fünf Fehler, die schlechte Antworten erzeugen
- Zu kurz. „Schreib eine Absage“ ist kein Prompt, sondern ein Wunsch. Ohne Zusammenhang und Form rät die KI.
- Mehrere Aufgaben in einer. „Fasse zusammen, übersetze und mach daraus einen Beitrag“ liefert drei halbe Ergebnisse. Eine Aufgabe pro Prompt, dann die nächste.
- Fakten der KI überlassen. Wer Zahlen, Preise, Fristen oder Paragrafen nicht mitliefert, bekommt erfundene. Fakten kommen immer von dir.
- Keine Form vorgeben. Ohne Längenangabe schreibt die KI lang. Ohne Aufbau schreibt sie Prosa, wo eine Tabelle besser wäre.
- Vorlagen nicht speichern. Der beste Prompt nützt nichts, wenn er nächste Woche neu erfunden werden muss. Eine Notiz auf dem Handy reicht als Sammlung.
Häufige Fragen zu Prompts
Was ist ein Prompt?
Ein Prompt ist die Anweisung, die du einer KI wie ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot geben, in normaler Sprache. Je klarer der Prompt Rolle, Aufgabe, Zusammenhang und gewünschte Form beschreibt, desto besser passt die Antwort beim ersten Versuch. Ein Prompt ist keine Programmiersprache; wer eine Aufgabe einem neuen Kollegen erklären kann, kann einen Prompt schreiben.
Wie lang sollte ein Prompt sein?
So lang wie die Aufgabe braucht, meist drei bis acht Sätze. Zu kurz ist der häufigste Fehler: „Schreib eine Absage“ liefert eine beliebige Absage, „Schreib eine freundliche Absage an einen Stammkunden, weil wir im Oktober ausgebucht sind, mit Alternativtermin im November, höchstens fünf Sätze“ liefert eine brauchbare. Bei wiederkehrenden Aufgaben darf der Prompt auch eine halbe Seite lang sein, weil du ihn nur einmal schreibst.
Funktionieren die Vorlagen mit jedem KI-Tool?
Ja. Die zwölf Vorlagen sind in normaler Sprache geschrieben und funktionieren mit ChatGPT, Claude, Google Gemini und Microsoft Copilot gleichermaßen. Unterschiede gibt es im Ton der Antworten, nicht in der Bedienung. Wer ein Werkzeug wechselt, nimmt seine Vorlagen einfach mit.
Was mache ich, wenn die Antwort nicht passt?
Nachbessern statt neu anfangen. Sage in einem Satz, was anders sein soll: „Kürzer.“ „Weniger förmlich.“ „Nenn den Termin am Anfang.“ „Streich den letzten Absatz.“ Die KI merkt sich den Verlauf der Unterhaltung. Passt es nach zwei Runden immer noch nicht, fehlt meist Zusammenhang im Prompt: Ergänze, was die KI über die Situation wissen muss.
Darf ich Kundendaten in einen Prompt schreiben?
Nur in Business-Versionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag und auch dort sparsam. Die Vorlagen in diesem Artikel arbeiten deshalb mit Platzhaltern wie [Kunde] oder [Firma]: Schreibe Kürzel statt Klarnamen und ergänze die echten Angaben erst im fertigen Text. Was im Detail gilt, steht in der Checkliste KI und DSGVO.
Quellen
Die Vorlagen in diesem Artikel sind Empfehlungen aus eigener Praxis; die Rechtsangabe zum Auftragsverarbeitungsvertrag ist belegt.