Kundenbriefing für ein Event führen: Ziele, Budget, Zielgruppe
Das erste Gespräch mit einem Eventkunden so führen, dass Ziel, Zielgruppe, Budget und Erfolgsmaßstab klar sind, bevor Sie eine Stunde in ein Konzept investieren.
Wann Sie diesen Prompt brauchen
Wenn Anfragen vage sind („wir brauchen ein Sommerfest“), Budgets verschwiegen werden oder Konzepte am Kunden vorbeigehen.
Diese Angaben fragt der Prompt ab
- Agentur, zum Beispiel: Eventagentur, 4 Personen, Schwerpunkt Firmenevents 50–500 Gäste
- Anfrage, zum Beispiel: Mittelständler, 200 Mitarbeitende, will „etwas Besonderes“ zum 50-jährigen Jubiläum, kein Budget genannt
- Ansprechpartner, zum Beispiel: Assistentin der Geschäftsführung, Entscheidung trifft der Inhaber
- Bisherige Erfahrung mit Briefings, zum Beispiel: wir schicken Fragebogen, kommt selten zurück; Budgets erfahren wir erst beim Angebot
Vollständiger Prompt: für Mitglieder der Prompt-Werkstatt
Der fertige Prompt mit Eingabefeldern und Kopierknopf, 3 Tipps für ein besseres Ergebnis und 3 Nachfrage-Sätze gehören zum Vollzugang. Zwei Varianten: Einmalkauf 49 € mit Download aller 1332 Prompts, oder Monatsabo 4,90 €, jederzeit kündbar. Start in Kürze.
Weitere Prompts: Eventagentur
Eventkonzept und Angebot für Kunden erstellen
Aus einem Briefing ein Konzept mit Idee, Dramaturgie, Ablauf grob, Location-Anforderungen, Budgetstruktur, Leistungen der Agentur, Optionen; Angebot mit Positionen und Bedingungen als Struktur.
Ablaufplan, Regie und Aufbau steuern
Minutenplan (Regieplan) mit Verantwortlichen, Technik-Cues, Catering-Takt und Puffern, Aufbau- und Abbauplan, Briefings für Team und Dienstleister, Kommunikation am Tag, Notfallregeln.
Dienstleister anfragen, vergleichen und beauftragen
Anfragetexte für Location, Catering, Technik, Künstler mit vollständigen Angaben, Vergleichskriterien, Vertragspunkte als Prüfliste (Storno, Ausfall, Haftung, Rechte, Überstunden), Beauftragung und Bestätigung, Lieferantenpool pflegen.
Sicherheit, Genehmigungen und Versicherung strukturieren
Checkliste der Themen (Genehmigungen, Versammlungsstättenverordnung als Begriff, Sicherheitskonzept, Brandschutz, Sanitätsdienst, Lärm, GEMA als Begriff, Versicherungen, Datenschutz bei Fotos) mit Zuständigen und Zeitplan; Inhalte von Behörden und Fachplanern.
Teilnehmerkommunikation und Nachbereitung
Einladung, Anmeldung, Erinnerung, Infomail mit Anreise und Ablauf, Kommunikation am Tag, Dankesmail, Feedback-Umfrage, Fotos mit Einwilligung, Abschlussbericht für den Kunden mit Kennzahlen und Learnings.
Eventbudget kalkulieren: Kosten, Marge, Nachträge
Kalkulation für Agenturen: Kostenarten (Location, Technik, Catering, Personal, Künstler, Deko, Logistik, Genehmigungen, Versicherung), Agenturleistung bepreisen (Pauschale, Prozent, Stunden als Begriffe), Marge und Puffer, Angebot mit Positionen und Optionen, Nachträge und Änderungen (Regel, Freigabe), Zahlungsplan (Anzahlung, Abschlag, Schlussrechnung), Nachkalkulation, typische Verlustquellen; keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Aus Prompts werden Werkzeuge für Ihren Betrieb
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