Kanzleiabläufe, Fristenkontrolle und Qualitätssicherung
Ablaufbeschreibungen für Fristenkontrolle, Posteingang, Mandatsannahme, Vier-Augen-Prinzip, Vertretung, Onboarding neuer Mitarbeitender, als Kanzleihandbuch mit Prüfpunkten; berufsrechtliche Details vom Berufsträger.
Wann du diesen Prompt brauchst
Fristen stehen in drei Systemen und einem Kopf. Ein Handbuch macht die Kanzlei unabhängig von Einzelpersonen.
Diese Angaben fragt der Prompt ab
- Kanzlei, zum Beispiel: Steuerberaterin plus 6 Mitarbeitende, 250 Mandate, Kanzleisoftware mit Fristenkontrolle, kein Handbuch, zwei neue Mitarbeitende im Herbst
- Bedarf, zum Beispiel: Fristenprozess, Posteingang digital, Mandatsannahme mit Geldwäscheprüfung als Begriff, Vertretungsregeln, Onboarding
Vollständiger Prompt: für Mitglieder der Prompt-Werkstatt
Der fertige Prompt mit Eingabefeldern und Kopierknopf, 3 Tipps für ein besseres Ergebnis und 3 Nachfrage-Sätze gehören zum Vollzugang. Zwei Varianten: Einmalkauf 49 € mit Download aller 1332 Prompts, oder Monatsabo 4,90 €, jederzeit kündbar. Direkt online bestellen. Nach bestätigter Zahlung erhältst du deinen Zugangscode per E-Mail.
Weitere Prompts: Steuerkanzlei
Mandanteninformation verständlich schreiben
Aus einer fachlichen Vorgabe ein verständliches Rundschreiben oder Mandantenschreiben (Gesetzesänderung, Frist, Neuerung, Handlungsbedarf) mit klarer Aussage, was der Mandant tun soll; ohne Steuerberatung im Einzelfall.
Unterlagen anfordern und Mandanten erziehen
Freundliche, wirksame Texte für Unterlagenanforderung, Erinnerung, letzte Mahnung, Jahresabschluss-Checkliste je Mandantentyp, Regeln für vollständige und pünktliche Belege, Umgang mit chronischen Nachzüglern.
Digitale Zusammenarbeit mit Mandanten einführen
Plan für die Umstellung auf digitale Belege, Portale, Freigaben und Kommunikation: Mandanten in Gruppen einteilen, Argumente, Schulungstexte, Einführungsplan, Umgang mit Verweigerern, Kanzlei-Regeln für E-Mail und Messenger.
Mandantenakquise und Kanzlei-Website
Positionierung (Branche, Leistung, Region), Website-Texte für Leistungen und Über uns, Antworten auf Anfragen, Erstgespräch strukturieren, Honorar transparent erklären, Empfehlungen fördern; im Rahmen des Berufsrechts.
Jahresabschluss-Besprechung mit dem Mandanten führen
Das Bilanzgespräch als Beratungstermin: Vorbereitung (Kennzahlen, Auffälligkeiten, Fragen), Ablauf 60 Minuten (Ergebnis in Alltagssprache, Vergleich, Liquidität, Steuern, Empfehlungen, nächste Schritte), Visualisierung (drei Grafiken), typische Mandantenfragen, Beratungsanlässe erkennen (Investition, Rechtsform, Nachfolge, Digitalisierung als Begriffe), Protokoll, Zusatzleistungen anbieten; keine Steuerberatung, sondern Gesprächsstruktur.
Betriebsprüfung: Mandanten vorbereiten und begleiten
Ablauf einer Betriebsprüfung aus Kanzleisicht: Prüfungsanordnung als Begriff, Mandanten informieren und beruhigen (Merkblatt), Unterlagen und Datenzugriff als Begriffe vorbereiten, Verhaltensregeln für Mandant und Mitarbeitende (Auskunft, Ansprechpartner, Räume), Ablauf (Beginn, Prüfungsschwerpunkte, Zwischenfragen, Schlussbesprechung als Begriffe), Feststellungen und Einspruch als Begriffe, Nachbereitung; keine Steuerberatung, Organisation und Kommunikation.
Aus Prompts werden Werkzeuge für deinen Betrieb
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