Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Anforderungen an digitale Buchführung mit Steuerberater klären; keine Steuerberatung. Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

🧾 Buchhaltung und Verwaltung · Prompt-Vorlage

Belege digital ablegen: Ordnung, Regeln, Prüfsicherheit

Ein System für digitale Belege: Erfassung (Scan, E-Mail, App), Benennung, Ordnerstruktur, Verknüpfung mit Buchhaltung, Aufbewahrung und Unveränderbarkeit als Begriffe (GoBD als Begriff), Verfahrensdokumentation als Struktur, Papier entsorgen als Frage; für kleine Betriebe.

Wann Sie diesen Prompt brauchen

Belege in drei Postfächern, zwei Apps und einem Schuhkarton. Ein System, das Prüfern und Steuerberater genügt.

Prompt ausfüllen und kopieren

Füllen Sie die Felder aus, der Prompt unten passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, die Sie in der KI selbst ersetzen. Ihre Eingaben bleiben im Browser und werden nicht an uns übertragen.

Betrieb und Stand

Ziel

In ChatGPT öffnen In Claude öffnen In Copilot öffnen Gemini öffnen (Prompt einfügen)

Hinweis: Anforderungen an digitale Buchführung mit Steuerberater klären; keine Steuerberatung.

So wird das Ergebnis besser

Ein Zielort für alle Belege; Ordner plus App plus Postfach ist Chaos.
Scan sofort, nicht am Monatsende; zeitnah ist Pflicht.
Verfahrensdokumentation kurz, aber vorhanden; Prüfer fragen danach.

So fragen Sie nach

Die erste Antwort ist selten die beste. Schicken Sie einen dieser Sätze hinterher:

„Erstelle die Verfahrensdokumentation als Gliederung.“
„Erstelle die Benennungsregel mit Beispielen.“
„Welche Belege muss ich im Original aufbewahren? Nur als Fragen für den Steuerberater.“

Weitere Prompts: Buchhaltung und Verwaltung

Eingangs- oder Ausgangsrechnung auf Pflichtangaben prüfen

Rechnung gegen die Pflichtangaben nach § 14 UStG, Rechenprobe, Plausibilität und Hinweise zur E-Rechnung, mit Text für die Reklamation beim Aussteller.

Belege für den Steuerberater vorbereiten

Aus einem Stapel Belege eine sortierte Übersicht mit Kategorien, fehlenden Angaben und Fragen, damit der Monatsabschluss beim Steuerberater schneller und günstiger wird.

Liquidität für die nächsten drei Monate planen

Aus offenen Rechnungen, festen Kosten und erwarteten Aufträgen wird eine Wochenübersicht: Wann wird es eng, was ist zu tun.

Nachkalkulation eines Auftrags

Angebot gegen tatsächliche Stunden und Material: Abweichungen je Position, Ursachen, Deckungsbeitrag und Lehren für die nächste Kalkulation.

Fragen für den Steuerberater vorbereiten

Aus einer Situation (Investition, Fahrzeug, Mitarbeiter, Rechtsform, Umsatzgrenze) werden die richtigen Fragen und die Unterlagen, damit der Termin sitzt.

Mahnwesen aufbauen: Stufen, Texte, Regeln

Ein Mahnprozess für den Betrieb: Zahlungsziele, Erinnerung und Mahnstufen mit Texten, Fristen, Verzugszinsen und Mahngebühren als Begriffe, Telefonat vor der letzten Stufe, Übergabe an Inkasso oder Mahnbescheid als Begriffe, Kennzahlen; für Betriebe mit vielen offenen Posten.

Aus Prompts werden Abläufe: der Workshop für Ihr Team

Im KI kann jeder Workshop bauen wir aus diesen Vorlagen die Prompt-Bibliothek Ihres Betriebs, mit Ihren Dokumenten, Ihrem Tonfall und einer KI-Richtlinie. Halber Tag 990 €, ganzer Tag 1.590 €, zzgl. MwSt., BAFA-förderfähig.

Zum KI-Workshop Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für Ihre Aufgabe? Schreiben Sie uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.