Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Keine Steuerberatung. Pflichtangaben und Fristen können sich ändern; im Zweifel Steuerberater fragen. Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

🧾 Buchhaltung und Verwaltung · Prompt-Vorlage

Eingangs- oder Ausgangsrechnung auf Pflichtangaben prüfen

Rechnung gegen die Pflichtangaben nach § 14 UStG, Rechenprobe, Plausibilität und Hinweise zur E-Rechnung, mit Text für die Reklamation beim Aussteller.

Wann Sie diesen Prompt brauchen

Vor dem Buchen oder Bezahlen: Fehlt die Steuernummer, stimmt die Summe, ist die Leistung beschrieben? Fehlerhafte Rechnungen kosten den Vorsteuerabzug. Der Prompt prüft in einer Minute.

Prompt ausfüllen und kopieren

Füllen Sie die Felder aus, der Prompt unten passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, die Sie in der KI selbst ersetzen. Ihre Eingaben bleiben im Browser und werden nicht an uns übertragen.

Rechnungstext (Namen und Kontonummern können bleiben, wenn Business-KI; sonst kürzen)

Ihre Rolle

In ChatGPT öffnen In Claude öffnen In Copilot öffnen Gemini öffnen (Prompt einfügen)

Hinweis: Keine Steuerberatung. Pflichtangaben und Fristen können sich ändern; im Zweifel Steuerberater fragen.

So wird das Ergebnis besser

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger Angaben; die KI markiert das, wenn Sie den Betrag nennen.
Fehlende Steuernummer ist der häufigste Grund für verlorenen Vorsteuerabzug.
Rechnungen mit Kundendaten nur in Business-KI mit Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen.

So fragen Sie nach

Die erste Antwort ist selten die beste. Schicken Sie einen dieser Sätze hinterher:

„Formuliere die Bitte um Korrektur freundlicher, es ist ein Stammlieferant.“
„Welche Angaben braucht eine Kleinbetragsrechnung?“
„Prüfe unsere eigene Ausgangsrechnung [Text] genauso.“

Weitere Prompts: Buchhaltung und Verwaltung

Belege für den Steuerberater vorbereiten

Aus einem Stapel Belege eine sortierte Übersicht mit Kategorien, fehlenden Angaben und Fragen, damit der Monatsabschluss beim Steuerberater schneller und günstiger wird.

Liquidität für die nächsten drei Monate planen

Aus offenen Rechnungen, festen Kosten und erwarteten Aufträgen wird eine Wochenübersicht: Wann wird es eng, was ist zu tun.

Nachkalkulation eines Auftrags

Angebot gegen tatsächliche Stunden und Material: Abweichungen je Position, Ursachen, Deckungsbeitrag und Lehren für die nächste Kalkulation.

Fragen für den Steuerberater vorbereiten

Aus einer Situation (Investition, Fahrzeug, Mitarbeiter, Rechtsform, Umsatzgrenze) werden die richtigen Fragen und die Unterlagen, damit der Termin sitzt.

Aus Prompts werden Abläufe: der Workshop für Ihr Team

Im KI kann jeder Workshop bauen wir aus diesen Vorlagen die Prompt-Bibliothek Ihres Betriebs, mit Ihren Dokumenten, Ihrem Tonfall und einer KI-Richtlinie. Halber Tag 990 €, ganzer Tag 1.590 €, zzgl. MwSt., BAFA-förderfähig.

Zum KI-Workshop Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für Ihre Aufgabe? Schreiben Sie uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.