Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

🧾 Buchhaltung und Verwaltung · Prompt-Vorlage

Nachkalkulation eines Auftrags

Angebot gegen tatsächliche Stunden und Material: Abweichungen je Position, Ursachen, Deckungsbeitrag und Lehren für die nächste Kalkulation.

Wann Sie diesen Prompt brauchen

Der Auftrag ist abgerechnet, das Gefühl sagt „das war knapp“. Der Prompt rechnet nach und zeigt, welche Positionen Geld kosten, damit das nächste Angebot stimmt.

Prompt ausfüllen und kopieren

Füllen Sie die Felder aus, der Prompt unten passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, die Sie in der KI selbst ersetzen. Ihre Eingaben bleiben im Browser und werden nicht an uns übertragen.

Angebotspositionen mit kalkulierten Stunden, Material, Preisen

Tatsächliche Stunden und Material (aus Regieberichten, Lieferscheinen)

Kostensätze

In ChatGPT öffnen In Claude öffnen In Copilot öffnen Gemini öffnen (Prompt einfügen)

So wird das Ergebnis besser

Regieberichte je Position erfassen, sonst ist die Nachkalkulation Schätzung.
Nachtragsdisziplin: Nicht berechnete Mehrarbeit ist der häufigste Grund für Verluste.
Drei Nachkalkulationen pro Quartal reichen, um die Kalkulation zu justieren.

So fragen Sie nach

Die erste Antwort ist selten die beste. Schicken Sie einen dieser Sätze hinterher:

„Rechne mit einem Verrechnungssatz von 75 € und zeige den Unterschied.“
„Formuliere eine kurze Auswertung für die Teambesprechung, ohne Schuldzuweisung.“
„Welche Eventualpositionen hätten in diesem Angebot stehen müssen?“

Weitere Prompts: Buchhaltung und Verwaltung

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Rechnung gegen die Pflichtangaben nach § 14 UStG, Rechenprobe, Plausibilität und Hinweise zur E-Rechnung, mit Text für die Reklamation beim Aussteller.

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Aus Prompts werden Abläufe: der Workshop für Ihr Team

Im KI kann jeder Workshop bauen wir aus diesen Vorlagen die Prompt-Bibliothek Ihres Betriebs, mit Ihren Dokumenten, Ihrem Tonfall und einer KI-Richtlinie. Halber Tag 990 €, ganzer Tag 1.590 €, zzgl. MwSt., BAFA-förderfähig.

Zum KI-Workshop Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für Ihre Aufgabe? Schreiben Sie uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.