Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Vertragsklauseln zu Zahlung und Eigentumsvorbehalt rechtlich prüfen lassen. Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

🧾 Buchhaltung und Verwaltung · Prompt-Vorlage

Zahlungsbedingungen, Anzahlung und Skonto festlegen

Zahlungsbedingungen für Angebote und Rechnungen: Zahlungsziel, Anzahlung und Abschlagszahlungen bei größeren Aufträgen als Begriffe, Skonto rechnen, Zahlungsarten, Eigentumsvorbehalt als Begriff, Kommunikation an Kunden, Umsetzung in Vorlagen; für Handwerk, Handel, Dienstleistung.

Wann Sie diesen Prompt brauchen

Der Betrieb finanziert seine Kunden mit 60 Tagen Zahlungsziel und ohne Anzahlung. Klare Bedingungen sind Liquidität.

Prompt ausfüllen und kopieren

Füllen Sie die Felder aus, der Prompt unten passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, die Sie in der KI selbst ersetzen. Ihre Eingaben bleiben im Browser und werden nicht an uns übertragen.

Betrieb und Stand

Ziel

In ChatGPT öffnen In Claude öffnen In Copilot öffnen Gemini öffnen (Prompt einfügen)

Hinweis: Vertragsklauseln zu Zahlung und Eigentumsvorbehalt rechtlich prüfen lassen.

So wird das Ergebnis besser

Anzahlung in Höhe des Materials; das ist erklärbar und üblich.
Skonto ist teurer als ein Kredit; nur, wenn Liquidität es braucht.
Umstellung mit Begründung ankündigen; Kunden akzeptieren Klarheit.

So fragen Sie nach

Die erste Antwort ist selten die beste. Schicken Sie einen dieser Sätze hinterher:

„Rechne die Liquiditätswirkung für einen 30.000-Euro-Auftrag mit und ohne Anzahlung.“
„Formuliere die Formulierungen für Angebot und Rechnung als Entwurf zur Prüfung.“
„Erstelle den Text an Bestandskunden.“

Weitere Prompts: Buchhaltung und Verwaltung

Eingangs- oder Ausgangsrechnung auf Pflichtangaben prüfen

Rechnung gegen die Pflichtangaben nach § 14 UStG, Rechenprobe, Plausibilität und Hinweise zur E-Rechnung, mit Text für die Reklamation beim Aussteller.

Belege für den Steuerberater vorbereiten

Aus einem Stapel Belege eine sortierte Übersicht mit Kategorien, fehlenden Angaben und Fragen, damit der Monatsabschluss beim Steuerberater schneller und günstiger wird.

Liquidität für die nächsten drei Monate planen

Aus offenen Rechnungen, festen Kosten und erwarteten Aufträgen wird eine Wochenübersicht: Wann wird es eng, was ist zu tun.

Nachkalkulation eines Auftrags

Angebot gegen tatsächliche Stunden und Material: Abweichungen je Position, Ursachen, Deckungsbeitrag und Lehren für die nächste Kalkulation.

Fragen für den Steuerberater vorbereiten

Aus einer Situation (Investition, Fahrzeug, Mitarbeiter, Rechtsform, Umsatzgrenze) werden die richtigen Fragen und die Unterlagen, damit der Termin sitzt.

Mahnwesen aufbauen: Stufen, Texte, Regeln

Ein Mahnprozess für den Betrieb: Zahlungsziele, Erinnerung und Mahnstufen mit Texten, Fristen, Verzugszinsen und Mahngebühren als Begriffe, Telefonat vor der letzten Stufe, Übergabe an Inkasso oder Mahnbescheid als Begriffe, Kennzahlen; für Betriebe mit vielen offenen Posten.

Aus Prompts werden Abläufe: der Workshop für Ihr Team

Im KI kann jeder Workshop bauen wir aus diesen Vorlagen die Prompt-Bibliothek Ihres Betriebs, mit Ihren Dokumenten, Ihrem Tonfall und einer KI-Richtlinie. Halber Tag 990 €, ganzer Tag 1.590 €, zzgl. MwSt., BAFA-förderfähig.

Zum KI-Workshop Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für Ihre Aufgabe? Schreiben Sie uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.