Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

📧 Büro und E-Mail · Prompt-Vorlage

Absage, Fehler oder schlechte Nachricht per E-Mail

E-Mails für unangenehme Anlässe: Absage an Bewerber oder Kunden, eigenen Fehler eingestehen, Termin platzen lassen, Anfrage ablehnen, Frist nicht halten; klar, respektvoll, ohne Ausflüchte, mit nächstem Schritt.

Wann Sie diesen Prompt brauchen

Die schwere Mail liegt seit zwei Tagen im Entwurf. Eine klare Struktur macht sie in fünf Minuten fertig und nimmt dem Empfänger nichts.

Prompt ausfüllen und kopieren

Füllen Sie die Felder aus, der Prompt unten passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, die Sie in der KI selbst ersetzen. Ihre Eingaben bleiben im Browser und werden nicht an uns übertragen.

Anlass

Beziehung und Ziel

In ChatGPT öffnen In Claude öffnen In Copilot öffnen Gemini öffnen (Prompt einfügen)

So wird das Ergebnis besser

Schlechte Nachricht in den ersten Satz; alles davor liest niemand.
Ersatzlösung mitliefern; eine Absage ohne Weg ist ein Abbruch.
Bei wichtigen Kunden erst anrufen, dann schreiben.

So fragen Sie nach

Die erste Antwort ist selten die beste. Schicken Sie einen dieser Sätze hinterher:

„Formuliere die Mail kürzer.“
„Erstelle die Absage an einen Bewerber persönlich, nicht standardisiert.“
„Erstelle das Anruf-Skript.“

Weitere Prompts: Büro und E-Mail

E-Mail beantworten: freundlich, klar, kurz

Antwort auf eine beliebige geschäftliche E-Mail in Ihrem Ton, mit Entscheidung, nächstem Schritt und ohne Floskeln.

Besprechungsprotokoll aus Notizen

Aus Stichworten oder einer Transkription wird ein Ergebnisprotokoll: Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen, offene Punkte.

Langes Dokument zusammenfassen

Vertrag, Ausschreibung, Studie oder Bericht auf eine Seite bringen: Kernaussagen, Zahlen, Pflichten, offene Fragen und Entscheidungsbedarf.

Termin mit mehreren Personen koordinieren

Terminanfrage mit drei Vorschlägen, klarer Bitte um Rückmeldung, Agenda und Ort, plus Erinnerung und Bestätigung als Vorlagen.

Textbausteine für wiederkehrende Mails erstellen

Aus den zehn häufigsten Anlässen im Betrieb werden fertige Textbausteine mit Platzhaltern, in einheitlichem Ton, zum Einfügen in Outlook, Gmail oder die Branchensoftware.

Abwesenheit, Vertretung und Übergabe im Büro regeln

Abwesenheitsnotiz mit klarem Nutzen, Vertretungsregelung mit Zuständigkeiten und Zugriffen, Übergabeprotokoll vor Urlaub, Rückkehr-Routine, Regeln für Erreichbarkeit im Urlaub; für kleine Teams ohne Vertretungsplan.

Aus Prompts werden Abläufe: der Workshop für Ihr Team

Im KI kann jeder Workshop bauen wir aus diesen Vorlagen die Prompt-Bibliothek Ihres Betriebs, mit Ihren Dokumenten, Ihrem Tonfall und einer KI-Richtlinie. Halber Tag 990 €, ganzer Tag 1.590 €, zzgl. MwSt., BAFA-förderfähig.

Zum KI-Workshop Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für Ihre Aufgabe? Schreiben Sie uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.