Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

📧 Büro und E-Mail · Prompt-Vorlage

E-Mail beantworten: freundlich, klar, kurzKostenlos testen

Antwort auf eine beliebige geschäftliche E-Mail in deinem Ton, mit Entscheidung, nächstem Schritt und ohne Floskeln.

Wann du diesen Prompt brauchst

Der Posteingang ist voll, jede Antwort braucht fünf Minuten Überlegen. Der Prompt nimmt die Mail, deine Entscheidung in Stichworten und schreibt die Antwort.

Prompt ausfüllen und kopieren

Fülle die Felder aus, der Prompt unten passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, die du in der KI selbst ersetzt. Deine Eingaben bleiben im Browser und werden nicht an uns übertragen.

Die E-Mail, auf die du antwortest (Namen ersetzen, wenn nötig)

Deine Antwort in Stichworten

Ton und Anrede

In ChatGPT öffnen In Claude öffnen In Copilot öffnen Gemini öffnen (Prompt einfügen)

So wird das Ergebnis besser

Stichworte reichen, die KI formuliert; das Denken bleibt bei dir.
Eigene Standard-Antworten sammeln und als Textbausteine speichern.
In Outlook oder Gmail mit Copilot oder Gemini geht das direkt im Postfach.

So fragst du nach

Die erste Antwort ist selten die beste. Schicke einen dieser Sätze hinterher:

„Freundlicher, der Kunde ist verärgert.“
„Formuliere eine Absage mit Alternative.“
„Übersetze die kurze Version ins Englische.“

Weitere Prompts: Büro und E-Mail

Besprechungsprotokoll aus Notizen

Aus Stichworten oder einer Transkription wird ein Ergebnisprotokoll: Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen, offene Punkte.

Langes Dokument zusammenfassen

Vertrag, Ausschreibung, Studie oder Bericht auf eine Seite bringen: Kernaussagen, Zahlen, Pflichten, offene Fragen und Entscheidungsbedarf.

Termin mit mehreren Personen koordinieren

Terminanfrage mit drei Vorschlägen, klarer Bitte um Rückmeldung, Agenda und Ort, plus Erinnerung und Bestätigung als Vorlagen.

Textbausteine für wiederkehrende Mails erstellen

Aus den zehn häufigsten Anlässen im Betrieb werden fertige Textbausteine mit Platzhaltern, in einheitlichem Ton, zum Einfügen in Outlook, Gmail oder die Branchensoftware.

Absage, Fehler oder schlechte Nachricht per E-Mail

E-Mails für unangenehme Anlässe: Absage an Bewerber oder Kunden, eigenen Fehler eingestehen, Termin platzen lassen, Anfrage ablehnen, Frist nicht halten; klar, respektvoll, ohne Ausflüchte, mit nächstem Schritt.

Abwesenheit, Vertretung und Übergabe im Büro regeln

Abwesenheitsnotiz mit klarem Nutzen, Vertretungsregelung mit Zuständigkeiten und Zugriffen, Übergabeprotokoll vor Urlaub, Rückkehr-Routine, Regeln für Erreichbarkeit im Urlaub; für kleine Teams ohne Vertretungsplan.

Aus Prompts werden Werkzeuge für deinen Betrieb

Der KI kann jeder Marketing-Manager schreibt Beiträge, Stories und Reel-Skripte aus deinem Betriebsprofil, 39 € im Monat. Und in der Umsetzung bauen wir aus solchen Vorlagen die Abläufe deines Betriebs, zum Festpreis, BAFA-förderfähig.

Zum KI-Marketing-Manager Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für deine Aufgabe? Schreibe uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.