Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

📧 Büro und E-Mail · Prompt-Vorlage

Textbausteine für wiederkehrende Mails erstellen

Aus den zehn häufigsten Anlässen im Betrieb werden fertige Textbausteine mit Platzhaltern, in einheitlichem Ton, zum Einfügen in Outlook, Gmail oder die Branchensoftware.

Wann Sie diesen Prompt brauchen

Terminbestätigung, Auftragsbestätigung, Rückfrage, Absage, Bewertung erbitten: Immer wieder die gleichen Mails. Einmal Bausteine bauen, jeden Tag Zeit sparen.

Prompt ausfüllen und kopieren

Füllen Sie die Felder aus, der Prompt unten passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, die Sie in der KI selbst ersetzen. Ihre Eingaben bleiben im Browser und werden nicht an uns übertragen.

Betrieb, Kunden, Ton

Anlässe, für die Sie Bausteine brauchen

In ChatGPT öffnen In Claude öffnen In Copilot öffnen Gemini öffnen (Prompt einfügen)

So wird das Ergebnis besser

Bausteine in Outlook als Schnellbausteine oder in Gmail als Vorlagen speichern; in Branchensoftware meist als Textvorlagen.
Einmal im Quartal prüfen: Welche Baustein-Mails erzeugen Rückfragen? Dann nachschärfen.
Der Baustein „Bitte um Bewertung“ bringt am meisten, wenn er zwei Tage nach der Abnahme kommt.

So fragen Sie nach

Die erste Antwort ist selten die beste. Schicken Sie einen dieser Sätze hinterher:

„Mache alle Bausteine noch kürzer, höchstens 60 Wörter.“
„Ergänze je Baustein eine Variante für WhatsApp mit Du.“
„Schreibe den Baustein „Bitte um Bewertung“ in drei Varianten.“

Weitere Prompts: Büro und E-Mail

E-Mail beantworten: freundlich, klar, kurz

Antwort auf eine beliebige geschäftliche E-Mail in Ihrem Ton, mit Entscheidung, nächstem Schritt und ohne Floskeln.

Besprechungsprotokoll aus Notizen

Aus Stichworten oder einer Transkription wird ein Ergebnisprotokoll: Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen, offene Punkte.

Langes Dokument zusammenfassen

Vertrag, Ausschreibung, Studie oder Bericht auf eine Seite bringen: Kernaussagen, Zahlen, Pflichten, offene Fragen und Entscheidungsbedarf.

Termin mit mehreren Personen koordinieren

Terminanfrage mit drei Vorschlägen, klarer Bitte um Rückmeldung, Agenda und Ort, plus Erinnerung und Bestätigung als Vorlagen.

Aus Prompts werden Abläufe: der Workshop für Ihr Team

Im KI kann jeder Workshop bauen wir aus diesen Vorlagen die Prompt-Bibliothek Ihres Betriebs, mit Ihren Dokumenten, Ihrem Tonfall und einer KI-Richtlinie. Halber Tag 990 €, ganzer Tag 1.590 €, zzgl. MwSt., BAFA-förderfähig.

Zum KI-Workshop Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für Ihre Aufgabe? Schreiben Sie uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.