Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

📧 Büro und E-Mail · Prompt-Vorlage

Abwesenheit, Vertretung und Übergabe im Büro regeln

Abwesenheitsnotiz mit klarem Nutzen, Vertretungsregelung mit Zuständigkeiten und Zugriffen, Übergabeprotokoll vor Urlaub, Rückkehr-Routine, Regeln für Erreichbarkeit im Urlaub; für kleine Teams ohne Vertretungsplan.

Wann du diesen Prompt brauchst

Zwei Wochen Urlaub, und niemand weiß, wo die Angebote liegen. Eine Stunde Übergabe spart dem Team zwei Wochen Suchen.

Diese Angaben fragt der Prompt ab

Situation, zum Beispiel: Büroleitung in Betrieb mit 12 Mitarbeitenden, Urlaub 3 Wochen, Vertretung durch Kollegin (Teilzeit) und Chef, laufende Angebote, Rechnungslauf, Lieferantenanfragen
Wünsche, zum Beispiel: nicht erreichbar außer Notfall, Abwesenheitsnotiz auf Deutsch und Englisch, Übergabe schriftlich

Vollständiger Prompt: für Mitglieder der Prompt-Werkstatt

Der fertige Prompt mit Eingabefeldern und Kopierknopf, 3 Tipps für ein besseres Ergebnis und 3 Nachfrage-Sätze gehören zum Vollzugang. Zwei Varianten: Einmalkauf 49 € mit Download aller 1332 Prompts, oder Monatsabo 4,90 €, jederzeit kündbar. Direkt online bestellen. Nach bestätigter Zahlung erhältst du deinen Zugangscode per E-Mail.

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Preise und Vollzugang

Weitere Prompts: Büro und E-Mail

E-Mail beantworten: freundlich, klar, kurz

Antwort auf eine beliebige geschäftliche E-Mail in deinem Ton, mit Entscheidung, nächstem Schritt und ohne Floskeln.

Kostenlos testen

Besprechungsprotokoll aus Notizen

Aus Stichworten oder einer Transkription wird ein Ergebnisprotokoll: Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen, offene Punkte.

Langes Dokument zusammenfassen

Vertrag, Ausschreibung, Studie oder Bericht auf eine Seite bringen: Kernaussagen, Zahlen, Pflichten, offene Fragen und Entscheidungsbedarf.

Termin mit mehreren Personen koordinieren

Terminanfrage mit drei Vorschlägen, klarer Bitte um Rückmeldung, Agenda und Ort, plus Erinnerung und Bestätigung als Vorlagen.

Textbausteine für wiederkehrende Mails erstellen

Aus den zehn häufigsten Anlässen im Betrieb werden fertige Textbausteine mit Platzhaltern, in einheitlichem Ton, zum Einfügen in Outlook, Gmail oder die Branchensoftware.

Absage, Fehler oder schlechte Nachricht per E-Mail

E-Mails für unangenehme Anlässe: Absage an Bewerber oder Kunden, eigenen Fehler eingestehen, Termin platzen lassen, Anfrage ablehnen, Frist nicht halten; klar, respektvoll, ohne Ausflüchte, mit nächstem Schritt.

Aus Prompts werden Werkzeuge für deinen Betrieb

Der KI kann jeder Marketing-Manager schreibt Beiträge, Stories und Reel-Skripte aus deinem Betriebsprofil, 39 € im Monat. Und in der Umsetzung bauen wir aus solchen Vorlagen die Abläufe deines Betriebs, zum Festpreis, BAFA-förderfähig.

Zum KI-Marketing-Manager Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für deine Aufgabe? Schreibe uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.