📧 Büro und E-Mail
Ein Großteil der Bürozeit geht in Text: lesen, antworten, zusammenfassen, protokollieren. Diese Prompts nehmen die Routine und lassen die Entscheidung bei dir. Regel für alle: keine Kundendaten in kostenlose KI-Versionen; für den Betrieb gehört eine Business-Version mit Auftragsverarbeitungsvertrag dazu.
E-Mail beantworten: freundlich, klar, kurz
Antwort auf eine beliebige geschäftliche E-Mail in deinem Ton, mit Entscheidung, nächstem Schritt und ohne Floskeln.
Kostenlos testenBesprechungsprotokoll aus Notizen
Aus Stichworten oder einer Transkription wird ein Ergebnisprotokoll: Beschlüsse, Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen, offene Punkte.
Langes Dokument zusammenfassen
Vertrag, Ausschreibung, Studie oder Bericht auf eine Seite bringen: Kernaussagen, Zahlen, Pflichten, offene Fragen und Entscheidungsbedarf.
Termin mit mehreren Personen koordinieren
Terminanfrage mit drei Vorschlägen, klarer Bitte um Rückmeldung, Agenda und Ort, plus Erinnerung und Bestätigung als Vorlagen.
Textbausteine für wiederkehrende Mails erstellen
Aus den zehn häufigsten Anlässen im Betrieb werden fertige Textbausteine mit Platzhaltern, in einheitlichem Ton, zum Einfügen in Outlook, Gmail oder die Branchensoftware.
Absage, Fehler oder schlechte Nachricht per E-Mail
E-Mails für unangenehme Anlässe: Absage an Bewerber oder Kunden, eigenen Fehler eingestehen, Termin platzen lassen, Anfrage ablehnen, Frist nicht halten; klar, respektvoll, ohne Ausflüchte, mit nächstem Schritt.
Abwesenheit, Vertretung und Übergabe im Büro regeln
Abwesenheitsnotiz mit klarem Nutzen, Vertretungsregelung mit Zuständigkeiten und Zugriffen, Übergabeprotokoll vor Urlaub, Rückkehr-Routine, Regeln für Erreichbarkeit im Urlaub; für kleine Teams ohne Vertretungsplan.
Arbeitsanweisung oder Prozessbeschreibung schreiben
Aus einer erklärten Tätigkeit eine schriftliche Anweisung: Zweck, Auslöser, Schritte mit Verantwortlichen, Werkzeuge, Prüfpunkte, Ausnahmen, Ergebnis; für Einarbeitung, Vertretung und Qualität; kurz genug, dass sie gelesen wird.
Präsentation gliedern und Folien mit Aussage bauen
Aus Thema, Publikum und Ziel eine Gliederung mit Kernbotschaft, Folien als Aussagen statt Titel, Sprechnotizen, Zeitplan, Einstieg und Schluss, Umgang mit Fragen; für Kunden, Chef, Team oder Verein.
Besprechung leiten: Agenda, Zeit, Entscheidungen, Ergebnisse
Meetings, die etwas bringen: Zweck klären (Information, Entscheidung, Abstimmung), Agenda mit Zeiten und Zielen je Punkt, Einladung mit Vorbereitung, Moderation (Einstieg, Zeit halten, Vielredner, Schweiger, Abschweifen), Entscheidungen festhalten (Wer, Was, Bis wann), Abschluss und Protokoll-Kurzform, Regeln für wiederkehrende Runden, Meetings streichen; für alle, die Runden leiten.
Posteingang organisieren: E-Mail-Flut in den Griff bekommen
System für den Posteingang: Regeln (Zeiten für E-Mail, Benachrichtigungen aus), Ordner und Kategorien (wenige), Vier-Entscheidungen-Regel (löschen, delegieren, sofort erledigen, terminieren), Filter und automatische Regeln, Newsletter und Kopien reduzieren, Suchen statt Sortieren, Aufgaben aus Mails in eine Liste, wöchentliches Aufräumen, Team-Regeln (Kopie-Kultur, Betreffzeilen, Antwortzeiten), Nachrichten-Werkzeuge daneben; für alle Büroarbeitsplätze.
Statusbericht an Vorgesetzte: kurz, ehrlich, entscheidungsreif
Wochen- oder Projektbericht schreiben: Struktur (Stand in einem Satz, Erreichtes, Nächstes, Risiken und Entscheidungsbedarf), Ampel-Logik, Zahlen statt Adjektive, schlechte Nachrichten früh und mit Vorschlag, Länge (eine Seite oder zehn Zeilen), Rhythmus und Format (Mail, Dashboard, Meeting), Vorlage, typische Fehler (Aktivitäten statt Ergebnisse, Verstecken von Problemen), Anpassung an den Empfänger; für Angestellte und Projektleitungen.
Aus Prompts werden Werkzeuge für deinen Betrieb
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