Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

🤝 Kundenservice · Prompt-Vorlage

Eingehende Anfragen sortieren und Antworten vorschlagen

Ein Stapel E-Mails oder Formularanfragen wird nach Dringlichkeit und Art sortiert, mit Antwortvorschlag und Zuständigkeit je Anfrage.

Wann Sie diesen Prompt brauchen

Montagmorgen, 25 Anfragen vom Wochenende. Der Prompt sortiert sie in fünf Minuten und schlägt für jede den nächsten Schritt vor.

Prompt ausfüllen und kopieren

Füllen Sie die Felder aus, der Prompt unten passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, die Sie in der KI selbst ersetzen. Ihre Eingaben bleiben im Browser und werden nicht an uns übertragen.

Die Anfragen (je Absatz eine, Namen ersetzen)

Ihre Regeln

In ChatGPT öffnen In Claude öffnen In Copilot öffnen Gemini öffnen (Prompt einfügen)

So wird das Ergebnis besser

Anfragen mit Namen und Adressen nur in einer Business-KI mit Auftragsverarbeitungsvertrag; für den Test Namen ersetzen.
Die Sortier-Regeln einmal aufschreiben; dann kann auch die Vertretung damit arbeiten.
Notfälle über ein eigenes Formularfeld oder eine Telefonnummer abfangen, nicht per Mail.

So fragen Sie nach

Die erste Antwort ist selten die beste. Schicken Sie einen dieser Sätze hinterher:

„Schreibe die Antworten für alle Angebotsanfragen aus, mit den nötigen Rückfragen.“
„Erstelle aus den Rechnungsanfragen eine Liste für Thomas mit Prüfpunkten.“
„Formuliere eine Absage für die Praktikumsanfrage, freundlich.“

Weitere Prompts: Kundenservice

Kundenbeschwerde beantworten

Antwort auf eine Beschwerde mit echtem Bezug, Lösung oder nächstem Schritt, ohne Rechtfertigung und ohne Schuldeingeständnis, wo es nicht angebracht ist.

FAQ für Website und Team erstellen

Aus den häufigsten Kundenfragen wird eine FAQ mit klaren Antworten für Website, Google-Profil und die interne Telefonliste.

Schwieriges Kundengespräch vorbereiten

Ziel, Argumente, Grenzen und Sätze für ein Gespräch über Preis, Verzug, Mängel oder Vertragsende, mit Übungsdialog.

Kulanz entscheiden und begründen

Ein Kulanzfall wird nach Kundenwert, Fehlerursache, Kosten und Präzedenzwirkung bewertet; Ergebnis: Entscheidung mit Begründung und Kundentext.

Aus Prompts werden Abläufe: der Workshop für Ihr Team

Im KI kann jeder Workshop bauen wir aus diesen Vorlagen die Prompt-Bibliothek Ihres Betriebs, mit Ihren Dokumenten, Ihrem Tonfall und einer KI-Richtlinie. Halber Tag 990 €, ganzer Tag 1.590 €, zzgl. MwSt., BAFA-förderfähig.

Zum KI-Workshop Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für Ihre Aufgabe? Schreiben Sie uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.