Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

🤝 Kundenservice · Prompt-Vorlage

Telefonleitfaden für Annahme und Rückruf

Ein Leitfaden für eingehende Anrufe: Begrüßung, Anliegen erfassen, Rückfragen, Zusagen, Rückrufregel, Weiterleitung, Notiz; plus Umgang mit Wartezeit, verärgerten Anrufern und Anrufbeantworter-Ansage; für Team und Aushilfen.

Wann Sie diesen Prompt brauchen

Jeder meldet sich anders, Notizen fehlen, Rückrufe versanden. Ein Leitfaden macht das Telefon zur Visitenkarte.

Prompt ausfüllen und kopieren

Füllen Sie die Felder aus, der Prompt unten passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, die Sie in der KI selbst ersetzen. Ihre Eingaben bleiben im Browser und werden nicht an uns übertragen.

Betrieb

Ziel

In ChatGPT öffnen In Claude öffnen In Copilot öffnen Gemini öffnen (Prompt einfügen)

So wird das Ergebnis besser

Zeitfenster für Rückruf nennen; ‚wir melden uns‘ ist keine Zusage.
Notiz vollständig; die halbe Nachricht erzeugt den zweiten Anruf.
Störung mit Dringlichkeit einordnen; Fragen dafür festlegen.

So fragen Sie nach

Die erste Antwort ist selten die beste. Schicken Sie einen dieser Sätze hinterher:

„Erstelle die Telefonkarte für Aushilfen.“
„Formuliere die Ansagen.“
„Welche Fragen ordnen eine Heizungsstörung ein?“

Weitere Prompts: Kundenservice

Kundenbeschwerde beantworten

Antwort auf eine Beschwerde mit echtem Bezug, Lösung oder nächstem Schritt, ohne Rechtfertigung und ohne Schuldeingeständnis, wo es nicht angebracht ist.

FAQ für Website und Team erstellen

Aus den häufigsten Kundenfragen wird eine FAQ mit klaren Antworten für Website, Google-Profil und die interne Telefonliste.

Eingehende Anfragen sortieren und Antworten vorschlagen

Ein Stapel E-Mails oder Formularanfragen wird nach Dringlichkeit und Art sortiert, mit Antwortvorschlag und Zuständigkeit je Anfrage.

Schwieriges Kundengespräch vorbereiten

Ziel, Argumente, Grenzen und Sätze für ein Gespräch über Preis, Verzug, Mängel oder Vertragsende, mit Übungsdialog.

Kulanz entscheiden und begründen

Ein Kulanzfall wird nach Kundenwert, Fehlerursache, Kosten und Präzedenzwirkung bewertet; Ergebnis: Entscheidung mit Begründung und Kundentext.

Kunden über Lieferverzug, Ausfall oder Störung informieren

Proaktive Information bei Problemen: Lieferverzug, Systemausfall, Personalengpass, Produktrückruf als Struktur; Texte für E-Mail, Website-Banner, Social Media und Telefon; Reihenfolge, Häufigkeit, Entschuldigung ohne Unterwürfigkeit, Wiedergutmachung.

Aus Prompts werden Abläufe: der Workshop für Ihr Team

Im KI kann jeder Workshop bauen wir aus diesen Vorlagen die Prompt-Bibliothek Ihres Betriebs, mit Ihren Dokumenten, Ihrem Tonfall und einer KI-Richtlinie. Halber Tag 990 €, ganzer Tag 1.590 €, zzgl. MwSt., BAFA-förderfähig.

Zum KI-Workshop Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für Ihre Aufgabe? Schreiben Sie uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.