Mit welcher KI funktioniert die Vorlage?

Mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot, jeweils auch in der kostenlosen Version. Platzhalter in eckigen Klammern werden vor dem Absenden durch die eigenen Angaben ersetzt; auf dieser Seite geht das über die Eingabefelder.

Was ist beim Ergebnis zu beachten?

Keine Rechtsberatung. Bei größeren Beträgen oder Mängelstreit Innung, Anwalt oder Schlichtungsstelle einbeziehen. Das Ergebnis ist ein Entwurf: Fakten, Zahlen und Namen prüfen, Formulierungen an den eigenen Ton anpassen und keine vertraulichen Daten Dritter in kostenlose KI-Versionen eingeben.

🤝 Kundenservice · Prompt-Vorlage

Schwieriges Kundengespräch vorbereiten

Ziel, Argumente, Grenzen und Sätze für ein Gespräch über Preis, Verzug, Mängel oder Vertragsende, mit Übungsdialog.

Wann Sie diesen Prompt brauchen

Der Kunde will nicht zahlen, will mehr, droht mit Bewertung. Bevor Sie anrufen, wissen Sie, was Sie wollen, was Sie geben können und was Sie sagen.

Prompt ausfüllen und kopieren

Füllen Sie die Felder aus, der Prompt unten passt sich sofort an. Leere Felder bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen, die Sie in der KI selbst ersetzen. Ihre Eingaben bleiben im Browser und werden nicht an uns übertragen.

Der Fall

Ihr Ziel und Ihre Grenzen

In ChatGPT öffnen In Claude öffnen In Copilot öffnen Gemini öffnen (Prompt einfügen)

Hinweis: Keine Rechtsberatung. Bei größeren Beträgen oder Mängelstreit Innung, Anwalt oder Schlichtungsstelle einbeziehen.

So wird das Ergebnis besser

Anrufen statt schreiben; im Gespräch lösen sich 80 Prozent der Fälle.
Das Zugeständnis vorher festlegen und nicht überschreiten; Kunden spüren Unsicherheit.
Ergebnis am selben Tag per Mail bestätigen.

So fragen Sie nach

Die erste Antwort ist selten die beste. Schicken Sie einen dieser Sätze hinterher:

„Der Kunde bleibt hart. Wie beende ich das Gespräch ohne Eskalation?“
„Formuliere die Bestätigungs-E-Mail nach dem Gespräch.“
„Welche rechtlichen Schritte stehen mir offen, wenn er nicht zahlt? Nur ein Überblick.“

Weitere Prompts: Kundenservice

Kundenbeschwerde beantworten

Antwort auf eine Beschwerde mit echtem Bezug, Lösung oder nächstem Schritt, ohne Rechtfertigung und ohne Schuldeingeständnis, wo es nicht angebracht ist.

FAQ für Website und Team erstellen

Aus den häufigsten Kundenfragen wird eine FAQ mit klaren Antworten für Website, Google-Profil und die interne Telefonliste.

Eingehende Anfragen sortieren und Antworten vorschlagen

Ein Stapel E-Mails oder Formularanfragen wird nach Dringlichkeit und Art sortiert, mit Antwortvorschlag und Zuständigkeit je Anfrage.

Kulanz entscheiden und begründen

Ein Kulanzfall wird nach Kundenwert, Fehlerursache, Kosten und Präzedenzwirkung bewertet; Ergebnis: Entscheidung mit Begründung und Kundentext.

Aus Prompts werden Abläufe: der Workshop für Ihr Team

Im KI kann jeder Workshop bauen wir aus diesen Vorlagen die Prompt-Bibliothek Ihres Betriebs, mit Ihren Dokumenten, Ihrem Tonfall und einer KI-Richtlinie. Halber Tag 990 €, ganzer Tag 1.590 €, zzgl. MwSt., BAFA-förderfähig.

Zum KI-Workshop Ratgeber: Gute Prompts schreiben

Fehlt ein Prompt für Ihre Aufgabe? Schreiben Sie uns, welche, wir bauen ihn in die Werkstatt ein. Alle Vorlagen nutzen das Vier-Teile-Muster aus dem Ratgeber „Gute Prompts schreiben“.