KI und Automatisierung in der Kanzlei: Einsatz, Grenzen, Team
Sinnvolle Einsatzfelder für KI und Automatisierung in der Steuerkanzlei finden, Risiken bei Mandantendaten und Berufsrecht abgrenzen und die Einführung mit dem Team planen.
Wann du diesen Prompt brauchst
Wenn du KI-Werkzeuge in der Kanzlei einsetzen willst, aber unsicher sind, wo der Nutzen liegt und was mit Mandantendaten erlaubt ist.
Diese Angaben fragt der Prompt ab
- Kanzlei, zum Beispiel: Steuerkanzlei, 2 Berufsträger, 9 Mitarbeitende, 350 Mandate, Kanzleisoftware mit Belegerkennung
- Größte Zeitfresser, zum Beispiel: Mandantenanfragen per Mail, Belegnachfragen, Schreiben an Finanzamt, Recherche zu Einzelfragen, Einarbeitung neuer Kräfte
- Bedenken, zum Beispiel: Mandantendaten in fremden Systemen, Verschwiegenheit, Fehler in Auskünften, Team hat Angst um Aufgaben
- Bisher genutzt, zum Beispiel: Belegerkennung der Software, einzelne Mitarbeiter nutzen privat KI-Chats für Formulierungen
Vollständiger Prompt: für Mitglieder der Prompt-Werkstatt
Der fertige Prompt mit Eingabefeldern und Kopierknopf, 3 Tipps für ein besseres Ergebnis und 3 Nachfrage-Sätze gehören zum Vollzugang. Zwei Varianten: Einmalkauf 49 € mit Download aller 1332 Prompts, oder Monatsabo 4,90 €, jederzeit kündbar. Direkt online bestellen. Nach bestätigter Zahlung erhältst du deinen Zugangscode per E-Mail.
Weitere Prompts: Steuerkanzlei
Mandanteninformation verständlich schreiben
Aus einer fachlichen Vorgabe ein verständliches Rundschreiben oder Mandantenschreiben (Gesetzesänderung, Frist, Neuerung, Handlungsbedarf) mit klarer Aussage, was der Mandant tun soll; ohne Steuerberatung im Einzelfall.
Unterlagen anfordern und Mandanten erziehen
Freundliche, wirksame Texte für Unterlagenanforderung, Erinnerung, letzte Mahnung, Jahresabschluss-Checkliste je Mandantentyp, Regeln für vollständige und pünktliche Belege, Umgang mit chronischen Nachzüglern.
Kanzleiabläufe, Fristenkontrolle und Qualitätssicherung
Ablaufbeschreibungen für Fristenkontrolle, Posteingang, Mandatsannahme, Vier-Augen-Prinzip, Vertretung, Onboarding neuer Mitarbeitender, als Kanzleihandbuch mit Prüfpunkten; berufsrechtliche Details vom Berufsträger.
Digitale Zusammenarbeit mit Mandanten einführen
Plan für die Umstellung auf digitale Belege, Portale, Freigaben und Kommunikation: Mandanten in Gruppen einteilen, Argumente, Schulungstexte, Einführungsplan, Umgang mit Verweigerern, Kanzlei-Regeln für E-Mail und Messenger.
Mandantenakquise und Kanzlei-Website
Positionierung (Branche, Leistung, Region), Website-Texte für Leistungen und Über uns, Antworten auf Anfragen, Erstgespräch strukturieren, Honorar transparent erklären, Empfehlungen fördern; im Rahmen des Berufsrechts.
Jahresabschluss-Besprechung mit dem Mandanten führen
Das Bilanzgespräch als Beratungstermin: Vorbereitung (Kennzahlen, Auffälligkeiten, Fragen), Ablauf 60 Minuten (Ergebnis in Alltagssprache, Vergleich, Liquidität, Steuern, Empfehlungen, nächste Schritte), Visualisierung (drei Grafiken), typische Mandantenfragen, Beratungsanlässe erkennen (Investition, Rechtsform, Nachfolge, Digitalisierung als Begriffe), Protokoll, Zusatzleistungen anbieten; keine Steuerberatung, sondern Gesprächsstruktur.
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