Servicestandards festlegen: Antwortzeiten, Erreichbarkeit, Ton
Verbindliche Regeln für den Kundenservice: Kanäle (Telefon, Mail, Chat, Social Media) mit Antwortzeiten, Erreichbarkeit und Ansagen, Ton und Sprache (Leitfaden), Eskalationsstufen, Zuständigkeiten, Messung (Antwortzeit, Lösungsquote, Zufriedenheit), Kommunikation der Standards nach außen (Website) und innen (Schulung), Umgang mit Abweichungen, Vorlage Servicecharta; für kleine Teams.
Wann du diesen Prompt brauchst
Der eine antwortet in zehn Minuten, der andere in drei Tagen, und der Kunde weiß nie, was er erwarten kann. Standards machen Service verlässlich, auch mit drei Personen.
Diese Angaben fragt der Prompt ab
- Betrieb, zum Beispiel: Online-Händler mit 3 Personen im Service, Mail, Telefon, Chat, Antwortzeiten schwanken stark, keine Regeln, Kunden beschweren sich über Erreichbarkeit
- Ziel, zum Beispiel: Standards je Kanal, Erreichbarkeit, Ton-Leitfaden, Messung, Servicecharta für Website, Schulung
Vollständiger Prompt: für Mitglieder der Prompt-Werkstatt
Der fertige Prompt mit Eingabefeldern und Kopierknopf, 3 Tipps für ein besseres Ergebnis und 3 Nachfrage-Sätze gehören zum Vollzugang. Zwei Varianten: Einmalkauf 49 € mit Download aller 1332 Prompts, oder Monatsabo 4,90 €, jederzeit kündbar. Direkt online bestellen. Nach bestätigter Zahlung erhältst du deinen Zugangscode per E-Mail.
Weitere Prompts: Kundenservice
Kundenbeschwerde beantworten
Antwort auf eine Beschwerde mit echtem Bezug, Lösung oder nächstem Schritt, ohne Rechtfertigung und ohne Schuldeingeständnis, wo es nicht angebracht ist.
Kostenlos testenFAQ für Website und Team erstellen
Aus den häufigsten Kundenfragen wird eine FAQ mit klaren Antworten für Website, Google-Profil und die interne Telefonliste.
Eingehende Anfragen sortieren und Antworten vorschlagen
Ein Stapel E-Mails oder Formularanfragen wird nach Dringlichkeit und Art sortiert, mit Antwortvorschlag und Zuständigkeit je Anfrage.
Schwieriges Kundengespräch vorbereiten
Ziel, Argumente, Grenzen und Sätze für ein Gespräch über Preis, Verzug, Mängel oder Vertragsende, mit Übungsdialog.
Kulanz entscheiden und begründen
Ein Kulanzfall wird nach Kundenwert, Fehlerursache, Kosten und Präzedenzwirkung bewertet; Ergebnis: Entscheidung mit Begründung und Kundentext.
Telefonleitfaden für Annahme und Rückruf
Ein Leitfaden für eingehende Anrufe: Begrüßung, Anliegen erfassen, Rückfragen, Zusagen, Rückrufregel, Weiterleitung, Notiz; plus Umgang mit Wartezeit, verärgerten Anrufern und Anrufbeantworter-Ansage; für Team und Aushilfen.
Aus Prompts werden Werkzeuge für deinen Betrieb
Der KI kann jeder Marketing-Manager schreibt Beiträge, Stories und Reel-Skripte aus deinem Betriebsprofil, 39 € im Monat. Und in der Umsetzung bauen wir aus solchen Vorlagen die Abläufe deines Betriebs, zum Festpreis, BAFA-förderfähig.
Zum KI-Marketing-Manager Ratgeber: Gute Prompts schreiben